Bei der Wohnungsübergabe halten Mieter und Vermieter den Zustand der Wohnung und die übergebenen Schlüssel fest. Ein gemeinsamer Rundgang mit Übergabeprotokoll und Fotos beugt Missverständnissen vor. Das Protokoll hält fest, was bei der Übergabe festgestellt wurde. Es entscheidet aber nicht automatisch, wer für einen Mangel verantwortlich ist.
Beim Einzug halten Sie vorhandene Mängel fest. Beim Auszug vergleichen Sie den Zustand mit dem bei Mietbeginn. Beschreiben Sie genau, was Sie sehen, und unterschreiben Sie nichts, was eine ungeklärte Reparaturpflicht als sicher darstellt.
Wohnungsübergabe vorbereiten
Legen Sie den Mietvertrag und, falls vorhanden, das frühere Übergabeprotokoll bereit. Beim Auszug können Sie damit den Zustand der Wohnung mit dem bei Ihrem Einzug vergleichen. Nehmen Sie außerdem ein vorbereitetes Protokoll, einen Stift und ein Gerät für Fotos mit. Klären Sie vorab, wer am Termin teilnimmt. Fragen Sie auch, ob eine Vertretung Vereinbarungen treffen darf oder nur den Zustand festhält.
Bitten Sie darum, dass alle Räume zugänglich sind und Sie die Wohnung in Ruhe prüfen können. Bei einer Übergabe am Einzug ist es hilfreich, die Räume möglichst vor dem Einräumen zu besichtigen. Möbel und Kartons verdecken sonst Schäden, die später schwer zuzuordnen sind.
Wohnung Raum für Raum prüfen
Gehen Sie systematisch durch die Wohnung und prüfen Sie Böden und Wände ebenso wie Fenster, Türen und Sanitärobjekte. Suchen Sie außerdem nach sichtbarer Feuchtigkeit, defekten Armaturen und Schäden an mitvermieteten Einbauten. Dokumentieren Sie auch Keller und Balkon sowie Garage und weitere Nebenräume, sofern sie Teil des Mietverhältnisses sind.
Beschreiben Sie jeden Mangel mit Ort und Art. „Kratzer im Wohnzimmerboden neben der Balkontür“ ist aussagekräftiger als „Boden beschädigt“. Fotografieren Sie den Raum und den Schaden aus der Nähe, damit sich die Bilder später zuordnen lassen. Fotos ergänzen das Protokoll, ersetzen aber keine verständliche schriftliche Beschreibung.
Notieren Sie außerdem Zählerstände und Zählernummern für Strom, Gas und Wasser, soweit die Zähler bei der Übergabe zugänglich sind. Zählen Sie alle Schlüssel und vermerken Sie, zu welchen Türen oder Bereichen sie gehören. Halten Sie fehlende Schlüssel ebenfalls fest.
Übergabeprotokoll richtig ausfüllen
Ein Übergabeprotokoll ist in Deutschland nicht gesetzlich vorgeschrieben. Es hilft aber, den Zustand zu einem bestimmten Zeitpunkt nachvollziehbar festzuhalten. Ein Muster des Deutschen Mieterbunds sieht dafür unter anderem getrennte Bereiche für Räume, Zählerstände, Schlüssel, Datum und Unterschriften vor. Die Liste dient als Orientierung. Das Gesetz schreibt sie nicht vor.
Beschreiben Sie den Zustand, ohne gleich zu beurteilen, wer rechtlich verantwortlich ist. Schreiben Sie zum Beispiel, dass eine Fliese gesprungen ist, und lassen Sie offen, wer sie beschädigt hat, bis das geklärt ist. Eine Mängelnotiz bedeutet für sich genommen nicht automatisch, dass Sie den Schaden verursacht haben oder eine Reparatur versprechen. Eine konkrete Zusatzvereinbarung kann aber rechtliche Folgen haben. Lesen Sie deshalb jede Formulierung sorgfältig.
Vor der Unterschrift genau lesen
Prüfen Sie das Protokoll vollständig, bevor Sie unterschreiben. Fehlen Einträge oder sind Beschreibungen unklar, lassen Sie sie ergänzen. Stimmen Sie einer Reparaturzusage, einem Schuldeingeständnis oder einer Kostenübernahme nicht zu, wenn Sie deren Bedeutung nicht geklärt haben. Sie können den Zustand dokumentieren lassen, ohne eine ungeklärte Verantwortlichkeit anzuerkennen.
Unterschreiben Sie nur eine vollständige Fassung und bewahren Sie eine lesbare Kopie auf. Wenn Sie mit einem Eintrag nicht einverstanden sind, halten Sie Ihren Widerspruch konkret schriftlich fest. Eine Unterschrift unter eine Mängelliste beweist allein nicht, dass der Mangel bei Mietbeginn noch nicht vorhanden war. Bei einem späteren Streit zählen der genaue Wortlaut und alle Umstände.
Übergabe bei Einzug und Auszug
Beim Einzug sollten Sie alle bereits sichtbaren Mängel aufnehmen, auch wenn sie zunächst klein erscheinen. So lässt sich später besser nachvollziehen, welche Gebrauchsspuren schon bei Mietbeginn vorhanden waren. Entdecken Sie während der Mietzeit einen weiteren Mangel, informieren Sie den Vermieter unverzüglich. Diese Anzeigepflicht steht in § 536c des Bürgerlichen Gesetzbuchs.
Beim Auszug vergleichen Sie die Wohnung mit dem Einzugsprotokoll und dokumentieren den Zustand erneut. Normale Gebrauchsspuren sind rechtlich anders zu beurteilen als Schäden: Nach § 538 BGB müssen Mieter grundsätzlich nicht für Verschlechterungen einstehen, die bei vertragsgemäßem Gebrauch entstehen. Ob eine konkrete Spur normale Abnutzung oder ein ersatzpflichtiger Schaden ist, hängt vom Einzelfall ab.
Ob Renovierungspflichten bestehen, hängt vom Mietvertrag, dem Zustand der Wohnung bei Mietbeginn und der konkreten Klausel ab. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass bestimmte Schönheitsreparaturklauseln in vorformulierten Mietverträgen unwirksam sein können, wenn eine unrenovierte Wohnung ohne angemessenen Ausgleich überlassen wurde. Ein Einzugsprotokoll kann dabei als Beweismittel helfen. Leiten Sie daraus weder eine allgemeine Pflicht zur Renovierung noch eine allgemeine Befreiung davon ab.
Wenn Vermieter oder Hausverwaltung nicht mitwirken
Möchte der Vermieter oder die Hausverwaltung kein gemeinsames Protokoll erstellen, dokumentieren Sie den Zustand selbst. Bitten Sie eine weitere Person, beim Rundgang dabei zu sein und die Aufnahmen zu bestätigen. Notieren Sie das Datum und die Räume. Halten Sie außerdem Zählerstände und Schlüsselzahl fest. Senden Sie die Dokumentation anschließend zeitnah an die Gegenseite und behalten Sie eine Kopie.
Halten Sie auch fest, welche Mängel nicht gemeinsam geprüft werden konnten oder bei welchen Punkten keine Einigung bestand. Auch ohne Unterschrift kann Ihre Dokumentation hilfreich sein. Die Gegenseite bestätigt den Inhalt damit allerdings nicht. Lassen Sie sich mietrechtlich beraten, wenn hohe Forderungen im Raum stehen oder Sie über die Renovierungspflicht streiten.
Übergabeunterlagen aufbewahren
Bewahren Sie das unterschriebene Protokoll zusammen mit den Fotos und dem Schriftverkehr auf. Notieren Sie zu jedem Bild den Raum und das Datum, damit Sie es später zuordnen können. Beim Auszug sollten Sie außerdem die Zahl der zurückgegebenen Schlüssel schriftlich bestätigen lassen.
Nach dem Einzug müssen Sie sich außerdem beim Einwohnermeldeamt anmelden. In Deutschland gilt dafür grundsätzlich eine Frist von zwei Wochen nach dem Einzug. Die Anmeldung gehört nicht ins Übergabeprotokoll. Planen Sie sie aber beim Umzug mit ein.